Wie kann man intelligente Sammlungen optimal nutzen?

Alle neuen Blogbeiträge durchlaufen in unserem Marketing-Team einen festgelegten Prozess (Redaktioneller Workflow). Für diesen Workflow gibt es vom Team festgelegte Schlagwörter. In diesem Blogbeitrag lesen Sie, wie wir von CenterDevice Schlagwörter und intelligente Sammlungen nutzen um unsere internen Workflows optimal abzubilden.

  • Der Beitrag wird erstellt und an die zuständige Redakteurin weitergegeben.
  • Der Beitrag wird redigiert, danach publiziert oder zur Überarbeitung zurückgegeben.

Für diesen Workflow gibt es vom Team festgelegte Schlagwörter.

  • Entwurf
  • bereit zur Veröffentlichung
  • in Überarbeitung
  • Freigabe
  • publiziert

Je nachdem, in welchem Stadium sich der Beitrag befindet, wird das entsprechende Schlagwort gesetzt.

In meinem CenterDevice-Account gibt es deshalb verschiedene "intelligente Sammlungen". 

(Um eine intelligente Sammlung zu speichern klicken Sie auf das Symbol "Suche speichern" im Suchfeld und vergeben Sie dann einen Namen für Ihre Sammlung. Hier erfahren Sie mehr:
Wie lege ich eine intelligente Sammlung an?)

  • Entwürfe (Schlagwörter: "Entwurf", "Blog")
  • Überarbeitung (Schlagwörter: "in Überarbeitung", "Blog")
  • Freigegeben (Schlagwörter: "Freigabe", "Blog")

Wenn ich einen Beitrag schreibe, vergebe ich das Schlagwort "Entwurf", er ist dann direkt über die Sammlung "Entwürfe" verfügbar.

Ist der Beitrag fertig, ändere ich das Schlagwort in "bereit zur Veröffentlichung" und gebe das Dokument der zuständigen Redakteurin frei.

Nachdem das Dokument redigiert wurde, erhält es entweder das Schlagwort "Freigabe" oder "in Überarbeitung".

Ich kann in meinen intelligenten Sammlungen automatisch erkennen, ob der Beitrag zu überarbeiten ist (in der Sammlung "Überarbeitung") oder ob ich ihn publizieren kann (in der Sammlung "Freigegeben").

Anmerkungen erfolgen direkt über die Kommentarfunktion.
Ist der Beitrag publiziert, wird das Schlagwort entsprechend geändert.

Meine Kollegen haben ihre Sammlungen nach dem gleichen Prinzip aufgebaut, nur die Schlagwörter variieren:

Die "intelligenten Sammlungen" meiner Kollegin sehen folgendermaßen aus:

  • Bereit zur Veröffentlichung (Schlagwort: "bereit zur Veröffentlichung")
  • Publiziert (Schlagwort: "publiziert")

Natürlich können Sie diese Workflows für verschiedenste Anlässe verwenden:

Rechnungsfreigaben ("inhaltlich geprüft", "sachlich geprüft", "freigegeben", …) oder die eigene Arbeitsorganisation ("to-do", "dringend", "erledigt", "Wiedervorlage", …)