Dokumente effektiv finden

Das Finden von Dokumenten gehört zu den herausragendsten Eigenschaften von CenterDevice. Dem Nutzer stehen dafür verschiedene Wege zur Verfügung.

Übersicht

1. Die Suchleiste

2. Der Filter

3. Die Sortierung

Die Suchleiste

Tragen Sie hier ein, was Sie suchen, egal ob es sich dabei um den Dateinamen oder konkrete Textinhalte handelt. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Enter" und es werden Ihnen nur noch die Dokumente angezeigt auf die Ihr Suchbegriff zutrifft. 

Wenn Sie einen zweiten Suchbegriff eingeben, wird nur innerhalb der Vorauswahl gesucht und natürlich können Sie noch einen dritten, vierten, fünften ... Suchbegriff ergänzen.

Die angezeigten Dokumente erfüllen alle in der Suchleiste genannten Bedingungen.

Findet CenterDevice den Suchbegriff in Verbindung mit einem konkreten Filter, z.B. als Schlagwort, wird Ihnen dieser Filter direkt zur Auswahl angeboten.

Sollten Sie die eingegeben Suchbegriffe nur auf den Dateinamen beziehen oder nur auf den Volltext, können Sie das in Ihren persönlichen Einstellungen konfigurieren: Suchen nach Dateiname, Volltext oder allen unterstützten Textquellen

Grundlage für Volltext-Suche ist unsere OCR oder Textextraktion, die wir auf jedes hochgeladene Dokument anwenden, vorausgesetzt wir können es lesen. Wenn Sie dieses Thema interessiert, können Sie hier mehr Einzelheiten erfahren:

Die Suchmaschine für Unternehmensdateien – Tesseract und Apache Tika für die zuverlässige Suche

Der Filter

Sie können ebenfalls Filter verwenden. Klicken Sie dabei einfach auf das Filtersymbol und es öffnet sich eine Schaltfläche mit Auswahlmöglichkeiten.

Die Auswahl bezieht sich stets auf die Dokumente, welche im mittleren Bereich der CenterDevice  Anwendung angezeigt werden. Befindet sich z.B. kein PDF-Dokument im mittleren Bereich, wird der Filter den Dateityp "PDFs" oder die Dateiendung "pdf" nicht zur Auswahl stellen.

Wenn Sie einen Filter gewählt haben, wird dieser als Suchkriterium in der Suchleiste aufgeführt und Sie können optional weitere Suchkriterien hinzufügen. 

Die Sortierung

Mit der Suchleiste und dem Filter können Sie Dokumente nach den gesuchten Kriterien effektiv selektieren.

Mit der Sortierung können Sie die selektierten Dokumente in einer bestimmten Reihenfolge anzeigen lassen. Daher ist auch die Sortierung ein gutes Werkzeug um effektiv Dokumente zu finden. Standardmäßig stehen Ihnen diese Sortier-Möglichkeiten zur Auswahl:

  • Dateiname (A-Z oder Z-A)
  • Datum (Neu-Alt oder Alt-Neu)
  • Dateigröße (Klein-Groß oder Groß-Klein)

Darüber hinaus gibt es noch die Möglichkeit Optional nach Metadaten zu sortieren. Allerdings muss diese Option zunächst durch den Benutzer in seinen persönlichen Einstellungen aktiviert werden. Wie das geht, erfahren Sie hier: Kann ich Dateien nach Metadaten sortieren?