Web-Client: Aktion für Regeln > Dokumente einsortieren

Dokumente können anhand ihres Dateinamens automatisch in bestimmte Zielordner gelegt werden.

Die Regel-Funktion steht nur Kunden des Business-Pakets zur Verfügung.

Was bewirkt diese Aktion?

Dokumente können anhand ihres Dateinamens automatisch in bestimmte Zielordner gelegt werden. Kann ein Zielordner nicht eindeutig bestimmt werden, gelangt das Dokument in einen alternativen Ablageort.

Die Regel erstellen

1. Schritt

In den "Einstellungen" (1) > "Regeln" (2) definieren Sie:

  • einen Eingabeort (3): Auf alle Dokumente die in den Eingabeort gelegt werden wird die Aktion ausgeführt.
  • einen Regelnamen (4): Dieser wird Ihnen später in der Übersicht aller existierenden Regeln angezeigt.
  • die Aktion (5): "Dokumente einsortieren".

Auf Dokumente die zum Zeitpunkt der Regelerstellung bereits im Eingabeort liegen, wird die Aktion nicht ausgeführt. Diese Dokumente müssten aus dem Ort zunächst entfernt und erneut abgelegt werden.

2. Schritt:

Wählen Sie aus:

  1. welche Sammlungen überhaupt als mögliches Ablageziel in Betracht gezogen werden sollen.
  2. wohin Dokumente gelegt werden sollen, wenn keines der ausgewählten Ablageziele eindeutig zugewiesen werden kann.

3. Schritt:

Bestimmen Sie:

  • Dateinamen-Muster: Was muss der Dateiname enthalten damit er den entsprechenden Ordner zugewiesen werden kann? Dabei können konkrete Werte angegeben werden, es kann aber auch ein bestimmter Aufbau des Dateinamens über eine Syntax hinterlegt werden.
  • Ordnernamen-Muster: Welchem Ordner soll das Dokument zugewiesen werden? Auch hier können konkrete Werte angegeben oder ein bestimmter Aufbau des Ordnernamens über eine Syntax hinterlegt werden.
    Durch die Angabe eines Musters genießen Sie den großen Vorteil, dass auch Unterordner für die Einsortierung berücksichtigt werden können, die erst zukünftig erst erstellt werden.
  • Muss erfüllt werden: Diese Option können Sie optional aktivieren. Sie bewirkt, dass das Dateinamen-Muster erfüllt sein muss, damit die Datei überhaupt einem Ordner zugeordnet werden kann. Erfüllt die Datei das Dateinamen-Muster nicht, gelangt die Datei automatisch in den alternativen Ablageort (fehlgeschlagene Ablageregel).

Eine genaue Erklärung zur Syntax (sowohl für Dateinamen als auch für Ordnernamen) und wie man diese verwendet ist aktuell in CenterDevice noch nicht ersichtlich, wird aber in Zukunft noch ergänzt.

Am Ende dieser Anleitung erhalten Sie eine kleine Auswahl an Beispielen.

Sie können sich mit diesem Thema sehr gerne auch direkt an den CenterDevice Support wenden: support@centerdevice.de

4. Schritt:

Mit einem Klick auf "Regel erstellen" schließen Sie die Konfiguration ab. Die Regel ist nun ab sofort aktiv.

Natürlich können Sie die Regel auch nach dem Erstellen jederzeit ändern.

Beispiele für Dateinamen- bzw. Ordnernamen-Syntax

Die in der folgenden Tabelle beschriebene Syntax gilt für die Dateinamen.

Die Syntax der Ordnernamen ist bis auf eine Ausnahme identisch. Anstatt $ muss für Ordnernamen \$ geschrieben werden. Damit wird die gleiche Funktion beschrieben.

Syntax Bedeutung
rechnung1234 Der Dateiname/Ordnername muss zusammenhängend die Kombination "rechnung1234" im enthalten (egal an welcher Stelle des Namens)
^rechnung1234 Der Dateiname/Ordnername muss mit "rechnung1234" beginnen
rechnung1234$ Der Dateiname/Ordnername muss mit "rechnung1234" enden
^rechnung1234$ Der Dateiname/Ordnername muss exakt "rechnung1234" lauten
^rechnung[0-9]{4}$ Der Dateiname/Ordnername muss mit "rechnung" beginnen und mit 4 Zahlen enden
^[A-Z]{8}  Der Dateiname/Ordnername muss mit acht Buchstaben beginnen
[0-9]{4,}$ Der Dateiname/Ordnername muss mit mindestens vier Zahlen enden
^[A-Z]{8}[0-9]{4}$ Der Dateiname/Ordnername muss mit 8 Buchstaben beginnen und mit vier Zahlen enden
rechnung[0-9]{4} Der Dateiname/Ordnername muss den Text "rechnung" enthalten, gefolgt von vier Ziffern