Was sind die erweiterten Archivierungseinstellungen?

Hinweis: Diese Funktion steht nur Benutzern des Business-Modells zur Verfügung. Nur Administratoren können diese Einstellung konfigurieren.

Inhaltsverzeichnis

Die Archivierungseinstellungen

Wo finde ich die erweiterten Archiveinstellungen?

Wie entferne ich ein Dokument aus einer archivierten Sammlung?

Konfiguration ändern trotz aktiver "Unveränderbarkeit"

Die Archivierungseinstellungen

Um Ihre Dokumente revisionssicher zu lagern, haben Sie sich dazu entschlossen, unsere Funktion  "Archivierung" für Ihren Mandanten zu nutzen (mehr Infos über diesen Link: Archivierung)

Archivierte Dokumente können weder gelöscht noch aus der archivierten Sammlung entfernt werden. Außerdem ist es nicht möglich, neue Versionen für archivierte Dokumente hochzuladen. 

Doch was ist, wenn das falsche Dokument archiviert wurde? Sie hätten nun theoretisch keine Möglichkeit, diesen Irrtum zu beheben.

Daher stehen Administratoren erweiterte Archivierungseinstellungen zur Verfügung. Sie können einzelne Benutzer oder ganze Benutzerrollen definieren, die Dokumente aus der archivierten Sammlung entfernen dürfen.

Jeder Schritt wird in einem Protokoll festgehalten, sodass auch retrospektiv festgestellt werden kann, was geschehen ist.

Wo finde ich die erweiterten Archiveinstellungen?

Klicken Sie in Ihrem Mandant auf "Einstellungen" (s. Bild Nr. 1) und wählen Sie "Kontoeinstellungen" (s. Bild Nr. 2). Im mittleren Bildschirmbereich wird Ihnen nun das Modul "Entarchivierung" angezeigt. Hier können Sie über die "+" -Symbole, Benutzer und/oder Benutzerrollen hinzufügen, die das Recht haben sollen, zu entarchivieren. 
Ebenso können Sie über das eingekreiste graue "x" (rechts neben dem Benutzer) dieser Berechtigung wieder entziehen. 

CD_-_Entarchivierung_-_Modul_2_4.png

Jede Veränderung wird in einem Protokoll unter der Benutzerverwaltung angezeigt. Klicken Sie dafür wieder auf die "Einstellungen" (s. Bild Nr. 1) und wählen die Option "Benutzerverwaltung" (s. Bild Nr. 2). Unter dem Button "Einstellungen" können Sie die Ansicht der Benutzerverwaltung auf "Protokoll" ändern (s. Bild Nr. 3).

CD_-_Entarchivierung_-_Protokoll_4_4.png

Wie entferne ich ein Dokument aus einer archivierten Sammlung?

Wenn Sie über das oben beschriebene Modul dazu ermächtigt sind, Dokumente aus archivierten Sammlungen zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie eine archivierte Sammlung und wählen Sie mit einem Rechtsklick ein beliebiges Dokument aus. Es öffnet sich ein Kontextmenü. Hierüber können Sie das Dokument aus der Sammlung entfernen. Bitte beachten Sie, dass das Dokument weiterhin in Ihrem Mandanten existiert, nur die Verknüpfung mit der archivierten Sammlung wird aufgehoben. 

CD_-_Entarchivierung_-_Dok_entfernen_5.png

Auch wird jedes Ereignis nachvollziehbar protokolliert. Markieren Sie z.B. die betroffene archivierte Sammlung (s. Bild Nr. 1) und wählen Sie die Protokollansicht (s. Bild Nr. 2) 

CD_-_Entarchivierung_-_S._Protokoll_6.png

Sie können auch das Dokument markieren und in der Dokumentenleiste den Reiter "Protokoll" wählen. 

CD_-_Entarchivierung_-_D._Protokoll_7.png

Konfiguration ändern trotz aktiver "Unveränderbarkeit"

Um diese Funktion nutzen zu können muss Sie ein Administrator für die Entarchivierung autorisieren und Sie müssen gleichzeitig Eigentümer des Archivs sein (Eigentümer der archivierten Sammlung).

Sollte für das Archiv die Option: "Konfiguration unveränderbar machen" aktiv sein, kann sie nur geändert werden, wenn der Eigentümer des Archivs von einem Administrator für die Entarchivierung autorisiert ist. Der Eigentümer kann unter dem Archiv-Menü die Einstellungen neu vergeben.