Diese Anleitung beschäftigt sich mit der Verwaltung auditierter Sammlungen.
Hinweis: Diese Funktion steht nur Benutzern des Enterprise-Pakets zur Verfügung.
In unserer Kurzanleitung "Auditierung einer Sammlung", wird beschrieben:- Was ist die Auditierung?
- Wie auditiere ich eine Sammlung? und
- Wie können andere Benutzer auf auditierte Sammlungen zugreifen?
Inhaltsverzeichnis
- Wer kann die Verwaltungs-Übersicht öffnen?
- Wo befindet sich die Verwaltungs-Übersicht?
- Aufbau der Verwaltungs-Übersicht
- Audit-Log
Wer kann die Verwaltungs-Übersicht öffnen?
Nur der Eigentümer einer Sammlung kann die Sammlung auditieren und damit auch als einziger die Verwaltungs-Übersicht öffnen.
Wo befindet sich die Verwaltungs-Übersicht?
Markieren Sie die auditierte Sammlung (1) und klicken Sie auf das Auditierungs-Symbol (2):
Es öffnet sich die Verwaltungs-Übersicht.
Aufbau der Verwaltungs-Übersicht
Die Verwaltungs-Übersicht bietet Ihnen eine kompakte und strukturierte Übersicht über den aktuellen Stand Ihrer auditierten Sammlung.
- Wie viele Benutzer besitzen insgesamt eine Freigabe für diese Sammlung und wie viele von ihnen haben der Auditierung aktuell "zugestimmt", "abgelehnt" oder sind noch "ausstehend" (1)?
- Eine Benutzerliste mit allen freigegebenen Benutzern. Hier kann der Status und der Sammlungszugriff jedes Benutzers ablesen werden (1).
- Die Auditierungs-Anfrage dem Benutzer erneut stellen. So kann eine ggf. versehentliche Ablehnung korrigiert werden (2).
- Den Benutzer per E-Mail daran erinnern, dass noch eine Antwort auf die Auditierungs-Anfrage aussteht (3).
- Es können auch alle Benutzer, deren Status noch auf "Ausstehend" ist, per Klick auf "E-Mail-Erinnerung senden" informiert werden.
- Unten rechts können Sie außerdem einstellen, dass Sie selbst per E-Mail informiert werden, wenn die aktivierbaren Optionen eintreffen. Bei der 3. Option "Benachrichtige mich regelmäßig, wenn eine Antwort aussteht", können Sie ein Zeitintervall einstellen, in dem Sie benachrichtigt werden möchten.
Hinweis: "Wöchentlich" ist immer der erste Tag der Woche und "Monatlich" ist immer der erste Tag eines Monats.
Audit-Log
In der Verwaltung können Sie auch in die Übersicht des Audit-Log wechseln und von dort einen Export herunterladen.
Im Audit-Log werden nur auditierungs-spezifische Ereignisse angezeigt. Dabei handelt es sich um folgende Ereignisse:
- Dokument heruntergeladen
- Dokument angesehen
- Benutzer hat Audit zugestimmt
- Benutzer hat Audit abgelehnt
- Auditierung aktiviert
