Office Online Integration in CenterDevice

Grundlegendes

Zum Bearbeiten von geschäftlichen Dokumenten sind Microsoft Produkte (insbesondere: Word, Excel, PowerPoint) der aktuelle Business-Standard.

Für die Ablage (DSGVO und GoBD – konforme Speicherung) und das kollaborative Arbeiten mit Dokumenten, ist CenterDevice die ideale Lösung. 

Durch die Verschmelzung beider Systeme bieten wir Microsoft 365 Benutzern und unseren Kunden einen großen Mehrwert.

Benutzen Sie bereits Microsoft 365, können Sie den gewohnten Komfort in Kombination mit CenterDevice nutzen. 

Ihr Vorteil:
Sie müssen das Dokument nicht herunterladen, sondern können von jedem beliebigen Rechner mit einem Internetbrowser die Bearbeitung durchführen.

Folgende Inhalt stellen wir Ihnen vor:

Voraussetzungen

Office Online aktivieren (Admin-Funktion)

Office Online konfigurieren (Admin-Funktion)

Neue Dokumente in Office Online erstellen

Dokumente mit Microsoft 365 bearbeiten

Voraussetzungen

Sie benötigen:

  1. einen aktiven CenterDevice Mandanten und
  2. ein aktives Microsoft 365 Business Abonnement (Geschäfts-, Schul- oder Unikonto)

Hinweis: Wenn Sie noch kein Microsoft 365 Abonnement besitzen, aber überlegen eins zu erwerben, können wir Ihnen gerne behilflich sein. Kommen Sie einfach auf uns zu.

Office Online aktivieren (Admin-Funktion)

1. Schritt:
Melden Sie sich in Ihrem CenterDevice Mandanten an, klicken Sie auf Einstellungen (1) -> Kontoeinstellungen (2) und scrollen Sie solange herunter, bis Ihnen in der Mitte der Button "Office Online Freischalten" (3) angezeigt wird. Betätigen Sie diesen Button.

HowTo_-_MS365_-_Funktion_Freischalten.png

2. Schritt:
Es erscheint folgender Hinweistext. Lesen Sie ihn bitte sehr gründlich durch. Nun können Sie den Button "Office Online Freischalten" betätigen und damit die Funktion für Ihren Mandanten aktivieren.

HowTo_-_MS365_-_Office_Online_Freischalten.png

Das die Aktivierung erfolgreich war, erkennen Sie daran, dass aus der Bezeichnung "Office Online Freigeben" (s. Schritt 1, Nr. 3) nun die Bezeichnung "Office Online Konfigurieren" geworden ist.

HowTo_-_MS365_-_Office_Online_konfigurieren.png

Office Online konfigurieren (Admin-Funktion)

Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Office Online konfigurieren" erhalten Sie ein Menü, in dem Sie die Benutzer oder Benutzerrollen einstellen können, die die Office Online Funktion nutzen können.

Hinweis: Die Funktion ist für Administratoren, interne- und externe Benutzer auswählbar.

HowTo_-_MS365_-_Konfigurationsmenu_.png

Neue Dokumente in Office Online erstellen

1. Schritt:
Klicken Sie auf das Icon (1) und wählen Sie „Neues Office-Dokument“ aus.

HowTo_-_MS365_-_Neues_Office_Dokument_erstellen_-_intiieren.png

2. Schritt:
Wählen Sie das gewünschte Format aus, vergeben Sie den Dokumentenname und bestätigen Sie Ihre Wahl mit „Erstellen“.

HowTo_-_MS365_-_Neues_Office_Dokument_erstellen_-_Auswahl.png

Das neu erstellte Dokument wird leer in Office Online geöffnet. Dort können Sie es bearbeiten. Wenn Sie den Tab schließen, wird das Dokument automatisch in CenterDevice gespeichert.

Dokumente in Office Online bearbeiten

1. Schritt:
"Rechtsklick" auf ein Dokument in Ihrem Webclient. Wählen Sie im Kontextmenü die Option "In Office bearbeiten".

HowTo_-_MS365_-_Kontextmenu_.png

2. Schritt:
Nun öffnet sich ein neuer Browser-Tab und Sie werden zur Online-Version des entsprechenden Microsoft Programms weitergeleitet.

Wenn Sie sich das erste Mal mit Microsoft 365 verbinden, werden Sie aufgefordert Ihre Zugangsdaten einzugeben. 

HowTo_-_MS365_-_Anmeldung_bei_MS365.png

HowTo_-_MS365_-_Anmeldung_bnei_MS_365_aktiv.png

Für die Zukunft ist Ihr CenterDevice Account mit Ihrer Microsoft 365 Lizenz verknüpft und eine erneute Anmeldung bei Microsoft ist nicht nötig.

Hinweis: Die folgenden Formate können in Office bearbeitet werden:
.docx (Word)
.xlsx (Excel)
.pptx (PowerPoint)
Die älteren Formate (.doc, .xls, .ppt) können zwar dargestellt aber nicht bearbeitet werden.

3. Schritt:
Nachdem Ihr Dokument mit Office Online geöffnet wurde, kann es wie gewohnt bearbeitet werden. Auch das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten durch mehrere Benutzer wird unterstützt.

4. Schritt:
Sobald Sie den Browser-Tab schließen, werden die von Ihnen erzeugten Änderungen gespeichert. Das geänderte Dokument wird entweder automatisch als neue Version in CenterDevice gespeichert oder Sie erhalten einen optischen Hinweis am Dokument, dass Änderungen verfügbar sind.

HowTo_-_MS365_-__Aktualisierungsbutton_am_Dokument.png

Diese können Sie mit Rechtsklick auf das Dokument über das Kontextmenü übernehmen, das Dokument wird als neue Version gespeichert.

HowTo_-_MS365_-_A_nderungen_u_bernehmen.png