Metadatenformulare

Ein Metadatenformular besteht aus mehreren einzelnen Metadaten.

Es handelt sich um eine Funktions-Erweiterung der Metadaten Funktion.

Inhaltsverzeichnis

Vorteil der Metadatenformulare

Sie sparen enorm viel Zeit bei der Vergabe von Metadaten.

Mussten Sie bisher jedes Metadatum einzeln erstellen, reicht nun ein Klick um ein vorkonfiguriertes Metadatenformular abzurufen.

Ein Metadatenformular besteht aus mehreren einzelnen Metadaten.

Metadatenformular erstellen

1. Schritt:
Einstellungen (1) -> Metadatenformulare (2) -> Name für das Formular vergeben (3)

Hinweis: Wenn bereits Metadatenformulare existieren, wird Ihnen die Übersicht über bereits existierende Formulare angezeigt. In diesem Fall müssen Sie zuerst ein weiteres "Formular erstellen" (5), bevor Sie einen Namen vergeben können.

2. Schritt:
Fügen Sie beliebig viele Metadatenfelder hinzu (4) und bestimmen Sie Feldname und Typ (Werte können optional vorgegeben werden).

3. Schritt:
Mit "Formular erstellen" (5) bestätigen Sie Ihre Konfiguration und speichern das Metadatenformular.

How_to_-_Metadatenformular_-_Erstellen.png

Metadatenformular teilen

Erstellte Metadatenformulare können auch mit anderen Benutzern geteilt werden, sodass mehrere Benutzer das Formular verwenden können.

1. Schritt:
Einstellungen (1) -> Metadatenformulare (2) -> Formular teilen (3)

Metadatenformular_teilen___Liste.png

2. Schritt:
Klicken Sie auf "+" (1) -> selektieren einen Benutzer oder eine Gruppe mit der Sie das Formular teilen möchten (2) -> und wählen eine Status (3)

Je nachdem welchen Status Sie wählen, haben die freigegebenen Benutzer verschiedene Rechte:

  • Betrachter: können das Formular sehen und anwenden.
  • Bearbeiter: können das Formular sehen, anwenden und verändern.
  • Miteigentümer: können das Formular sehen, anwenden, verändern, weitere Freigaben erteilen und löschen.

Metadatenformular_teilen___Konfiguration.png

3. Schritt:
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit einem Klick auf den Button "Freigaben speichern" (ganz unten auf der Seite).

Hinweis: Sie können das "+" Symbol öfter betätigen und so mehrere Freigaben erteilen. Jede Freigabe kann mit einem individuellen Status versehen werden.

Metadatenformular anwenden

1. Schritt:
Markieren Sie das gewünschte Dokument (1) und klicken Sie auf den Reiter "Metadaten" (2)

2. Schritt:
Klicken Sie im Feld "Formulare anwenden" (3) auf das Pulldown-Menü und wählen Sie das gewünschte Metadatenformular aus. 

How_to_-_Metadatenformular_-_Verwenden.png

3. Schritt:
Falls nicht vorkonfiguriert, vervollständigen Sie die Werte. 

How_to_-_Metadatenformular_-_Anwenden_-_Werte_eintragen.png

 

Sobald die Werte eingetragen sind, werden die Änderungen gespeichert.

How_to_-_Metadatenformular_-_Anwenden_-_A_nderungen_gespeichert.png

Metadatenformular ändern

So gelangen Sie erneut in das Konfigurationsmenü des Metadatenformulars:
Einstellungen (1) -> Metadatenformular (2) -> Stift-Symbol (3)

Metadatenformular_a_ndern___Liste.png

Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und bestätigen diese mit einem Klick auf "Formular aktualisieren".

Metadaten Konflikt

Ein Dokument kann jeweils nur ein Metadatum mit gleichem Feldnamen und gleichem Typ beinhalten. 

Verwenden Sie ein Formular, welches ein bereits existierendes Metadatum enthält und sich dadurch sein Wert ändern würde, zeigt Ihnen CenterDevice diesen Konflikt an.

Hinweis: Dieser Konflikt entsteht nicht, wenn das Metadatum aus dem Formular keinen Wert enthält. In diesem Fall wird der vorhandene Wert beibehalten.

Sie können dann entscheiden ob Sie:

  • das Formular trotzdem anwenden und damit den vorhandenen Wert überschreiben oder
  • den Vorgang abbrechen und ggf. das existierende Metadatum ändern.

How_to_-_Metadatenformular_-_Konflikt.png