Metadaten in CenterDevice

Dokumente können mit Metadaten versehen werden. Durch entsprechende Suchfilter kann gezielt  nach diesen Dokumenten gesucht werden

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Grundsätzliches zu Metadaten

Dokumente können mit Metadaten versehen werden. Durch entsprechende Suchfilter kann gezielt  nach diesen Dokumenten gesucht werden. 

  • Sie können Metadaten für einzelne oder mehrere Dateien gleichzeitig vergeben. 
  • Diese Funktion ist aktuell nur über den Webclient verfügbar.
  • Sie können Metadatenformulare konfigurieren (bestehend aus mehreren einzelnen Metadaten) und diese mit einem Klick auf Dokumente anwenden.

Metadaten hinzufügen

Markieren Sie eine Datei (1). Es öffnet sich auf der rechten Bildschirmhälfte das Vorschaubild. Über dem Vorschaubild befindet sich das Dokumentenmenü. Hier gibt es einen Reiter "Metadaten"(2).

Um für dieses Dokument Metadaten hinzuzufügen, klicken Sie auf das "+" Symbol (3)

How-to_Metadata_-_1.png

Jedes Metadatum besteht aus drei Einheiten:

Feldname

Ein frei zu wählender Begriff mit folgenden Einschränkungen:

  • Feldnamen dürfen keinen Punkt, kein Gleichheitszeichen und kein Dollarzeichen enthalten.
  • Es ist möglich, mehrere Felder gleichen Namens anzulegen, sofern sie verschiedene Datentypen haben.

Bereits verwendete Feldnamen stehen über ein DropDown Menü zur direkten Auswahl zur Verfügung.

Bitte beachten Sie: Wenn der Feldname in einem Dokument wiederholt vergeben wird, muss sich der Datentyp unterscheiden ansonsten wird der bereits existierende Feldname durch den neuen Wert ersetzt. 

Datentyp

Hier stehen zur Auswahl:

  • Text
  • Zahl
  • Datum
Wert

Die möglichen Werte hängen stark vom Datentyp ab.

  • Text: Es können auch Leerzeichen, Zahlen, Kommata und Punkte enthalten sein.
  • Zahl: Es kann nur ein Komma oder ein Punkt in der Zahl vorkommen.
  • Datum: Es können auch Zeitpunkte aus der Vergangenheit gewählt werden.

Bereits verwendete Werte stehen über ein DropDown Menü zur direkten Auswahl zur Verfügung.

Metadaten bearbeiten

Für einmal vergebene Metadaten können die Werte verändert werden.

Dafür klicken Sie einfach in das entsprechende Feld hinein und verändern es wunschgemäß. 

Möchten Sie den Feldnamen oder den Datentyp ändern, müssen Sie das vorhandene Metadatum löschen und ein neues hinzufügen.

Metadaten löschen

Um ein Metadatum zu löschen, klicken Sie einfach auf das "X" Symbol rechts neben dem entsprechenden Metadatum.

Nach Metadaten suchen und filtern

Über die Filterfunktion (1) der CenterDevice Suche können Sie unter dem Punkt "Metadaten" (2) sowohl den Feldnamen als auch den Wert hierfür auswählen. Sie können über einen weiteren Klick auf das "+" Symbol zusätzliche Filter hinzufügen. 

Wenn Sie nach den Datentyp "Datum" filtern möchten, können Sie einen Zeitraum eingrenzen oder Sie bestimmen nur das Start- bzw. das Enddatum in dem gefiltert werden soll. 

How-to_Metadata_-_2.png

Nach den Datentyp "Text" können Sie auch über die Volltextsuche (ohne Filter) suchen. 

How-to_Metadata_-_3.png

Intelligente Sammlungen mit Metadaten erstellen

Suchanfragen in denen Sie Metadaten als Filter benutzen können Sie auch wie gewohnt als intelligente Sammlung abspeichern (über das Bookmark Symbol in der Suchleiste).