HomeOffice mit CenterDevice

Homeoffice in 3, 2, 1 … – einfach weiterarbeiten, aber sicher!

Mit CenterDevice richten Sie in wenigen Schritten Ihr HomeOffice ein.

  1. Registrieren Sie sich bei CenterDevice 
  2. Laden Sie weitere Benutzer ein
  3. Erstellen Sie die Strukturen
  4. Laden Sie Dokumenten hoch
  5. Teilen Sie Dokumente mit Benutzern
  6. Arbeiten Sie mit Dokumenten (neue Versionen erstellen)

Hinweis: Über unseren Desktop Client können Sie vorhandene Ordnerstrukturen inkl. Dokumente durch "Kopieren" und "Einfügen" (zwei Klicks) in CenterDevice übertragen.

1. Registrierung bei CenterDevice

Besuchen Sie unsere Homepage: www.centerdevice.de

Dort können Sie sich über den orangenen Button in der oberen Zeile für eine kostenlose Testphase registrieren. Geben Sie Ihre E-Mail Adresse an, lesen und akzeptieren Sie die AGB und die Datenschutzerklärung und bestätigen Sie mit einem Klick auf "Jetzt kostenlos testen".

Sie erhalten anschließend eine E-Mail mit einem Registrierungslink (ggf. auch den Spam-Ordner prüfen). Öffnen Sie den Link und folgen Sie den weiteren Anweisungen. 

Nach erfolgreicher Registrierung, können Sie sich auf unsere Homepage über den Button "Anmelden" in Ihren CenterDevice - Mandanten einloggen.

WILLKOMMEN BEI CENTERDEVICE

2. Einladen weiterer Benutzer

Als Ersteller eines CenterDevice-Mandanten sind Sie automatisch Administrator und haben die Möglichkeit, weitere Benutzer einzuladen. Das geht sehr schnell und einfach:

Über den Button "Einstellungen" (1) gelangen Sie zur "Benutzerverwaltung" (2). Hier können Sie neue Benutzer hinzufügen (3). Tragen Sie einfach die E-Mail Adresse des Empfängers ein und versenden Sie die Einladung. 

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Der Empfänger erhält einen Link mit dem er sich für Ihren CenterDevice-Mandanten registrieren kann. 

Weitere Informationen zum Thema Benutzer einladen erhalten Sie hier.

3. Strukturen erstellen

Wenn Sie sich in CenterDevice einloggen sehen Sie den Startbildschirm (s. unten). Der Aufbau ist schlicht und übersichtlich gehalten. 

Auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit Ihre Struktur aufzubauen (1). In CenterDevice wird die oberste Ordnerebene "Sammlung" genannt. Mit einem Klick auf "Neue Sammlung" (2) können Sie eine Sammlung erstellen. 

Über das Kontextmenü einer Sammlung (Rechtsklick auf eine Sammlung) können Sie Unterordner erstellen.

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Weitere Informationen zum Thema Sammlung und Unterordner erstellen erfahren Sie in unserer FAQ.

4. Upload von Dokumenten

1. Möglichkeit: Drag&Drop (Vorteil: Schnell und einfach)

Öffnen Sie Ihren Windows-Explorer oder Mac-Finder. Markieren Sie die gewünschten Dokumente und ziehen diese mit gehaltener Maustaste über den mittleren Bereich der Webanwendung. Maustaste loslassen und die Dokumente werden in CenterDevice hochgeladen und verarbeitet.

Hinweis: Wenn Sie vor dem Drag&Drop Vorgang eine Sammlung oder einen Unterordner auswählen (so wie im Beispiel-Bild dargestellt), werden die Dokument bereits während des Uploads mit der Sammlung bzw.  dem Unterorder verknüpft.

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2. Möglichkeit: Desktop Client (Vorteil: ganze Ordnerstrukturen inkl. Inhalten übertragbar)

CenterDevice bietet für Windows und macOS jeweils einen eigenen Desktop Client an. Sobald der Client installiert und gestartet wurde, können Sie über den Windows-Explorer bzw. Mac-Finder auf Ihren CenterDevice Mandanten zugreifen (CenterDevice wird als Laufwerk angezeigt).

Nun können Sie:

  • eine vorhandene Ordnerstruktur von der Festplatte "kopieren" und
  • innerhalb des CenterDevice Laufwerks (Doppelklick auf den Mandanten-Namen) die Option "einfügen" auswählen.

Daraufhin werden die Ordner inkl. aller Inhalte mit CenterDevice synchronisiert. Aus der obersten Ordnerebene werden automatisch Sammlungen erstellt und existierende Unterordner äquivalent angelegt. Die einzelnen Dokumente werden ebenfalls in CenterDevice hochgeladen und entsprechend mit den richtigen Sammlungen und Unterordnern verknüpft.

Mehr zum Thema Desktop Client finden Sie in den entsprechenden Anleitungen (Windows, macOS)

5. Dokumente mit Benutzern teilen

CenterDevice bietet Ihnen die Möglichkeit, Dokumente schnell und einfach anderen Benutzern oder externen Dritten (die CenterDevice nicht bekannt sind) zur Verfügung zu stellen.

Exkurs: Eigentümer in CenterDevice

Dokumente haben in CenterDevice immer einen Eigentümer. Eigentümer ist der Benutzer der ein Dokument in der ersten Version (also ursprünglich) in CenterDevice hochgeladen hat. Damit auch andere Benutzer dieses Dokument sehen können, muss es freigegeben bzw. geteilt werden.

Ein Dokument kann auf verschiedene Weise mit einem anderen Benutzer geteilt werden:

  1. Das einzelne Dokument freigeben
  2. Das Dokument in eine bereits freigegebene Sammlung legen
  3. Das Dokument in einen bereits freigegebenen Unterordner legen

Bei 2. und 3. ist das Dokument für einen anderen Benutzer sichtbar, da die gesamte Sammlung bzw. der gesamte Unterordner inkl. allen Inhalten für den jeweiligen Benutzer sichtbar ist. 

Dokumente freigeben

1. Möglichkeit: Drag&Drop (Vorteil: schnell und einfach)

Ziehen Sie das Dokument, die Sammlung oder den Ordner mit gehaltener Maustaste auf den jeweiligen Benutzer.

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2. Möglichkeit: Über das Dokumenten-, Sammlungs- bzw. Ordnermenü (Vorteil: übersichtlich)

Wenn Sie ein Dokument markieren, öffnet sich auf der rechten Bildschirmhälfte ein Vorschaubild. Über der Vorschau befindet sich das Dokumentenmenü. Hier gibt es die Option "Freigaben". In der rechten Spalte können Sie über das "+" Symbol einen Benutzer hinzufügen der auf das Dokument zugreifen soll.

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Das Sammlungs- bzw. Ordnermenü befindet sich direkt unterhalb des Buttons "Einstellungen" und erscheint, sobald Sie eine Sammlung oder einen Unterordner markieren. Klicken Sie auf die Option "Freigaben" und wählen Sie den/die Benutzer zum teilen aus.

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Hinweis: In den jeweiligen Menüs gibt es ebenfalls die Möglichkeit einen "Externen Link" (Kettensymbol) zu erstellen, um das Dokument, die Sammlung oder den Unterordner mit externen Dritten zu teilen.

Weitere Informationen zum Thema "Externer Link" erhalten Sie hier.

6. Dokumente bearbeiten

Mit CenterDevice haben Sie die Möglichkeit, ein vorhandenes Dokument durch eine neue, aktualisierte Version zu ersetzen ohne, dass dabei die alte Version verloren geht.

Über die Vorschau wird immer die aktuellste Version des Dokuments angezeigt, sodass es für die Zusammenarbeit und die Entwicklung des Dokuments EINE gemeinsame Basis gibt und kein Versions-Chaos entsteht. 

Kommentare zu einem Dokument beziehen sich immer auf die aktuelle Version (welche auch angezeigt wird). Somit lässt sich auch rückblickend lückenlos nachvollziehen, wie und warum sich ein Dokument zur finalen Version entwickelt hat.

Wie erstelle ich neue Versionen?

1. Möglichkeit: Webclient (Vorteil: Kein Desktop Client notwendig)

Sie markieren ein Dokument. Das Vorschaubild öffnet sich auf der rechten Bildschirmhälfte und Sie laden sich das Dokument über den Download-Button (1) auf Ihren Rechner herunter. Nun können Sie das Dokument auf Ihrem Rechner bearbeiten.

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Nach dem Bearbeiten, markieren Sie wieder das Dokument und wählen nun die Option "Versionen" (2) und anschließend "Neue Version" (3). Nun können Sie die bearbeitete Version auf Ihrem Rechner auswählen und den Upload bestätigen. 

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2. Möglichkeit: Desktop Client (Vorteil: schnell und automatische Versionierung)

Wenn Sie den Desktop Client für Windows oder macOS installiert haben, wird Ihnen über den Windows-Explorer bzw. Mac-Finder Ihr CenterDevice Mandant inkl. Inhalten angezeigt. 

Öffnen Sie das zu bearbeitende Dokument einfach per Doppelklick. Das Dokument wird automatisch mit dem richtigen lokal installierten Programm geöffnet und kann bearbeitet werden.
Sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist, speichern Sie das Dokument und schließen es (also arbeiten wie gewohnt).

Durch die Speicherung wird automatisch eine neue Version des Dokuments erzeugt. Die neue Version wird durch die Synchronisation ebenfalls in die Cloud übertragen (ist über den Webclient abrufbar) und wird von dort aus auch auf alle anderen Desktop Clients (der anderen Mitarbeiter) übertragen.

Hinweis: Es ist wichtig, dass Sie beim Speichervorgang keine neuen Namen vergeben oder einen anderen Ordner als Ziel auswählen, ansonsten wird ein neues Dokument erzeugt und nicht das "alte" mit einer neuen Version versehen.

Weitere Informationen zum Thema Versionierung erhalten Sie hier.