DATEV-Belegbilderservice

Ihre Belege schnell, sicher und ohne Zwischenschritte direkt aus CenterDevice in Ihr DATEV Unternehmen online übertragen.

Hinweis: Der DATEV-Belegbilderservice ist nur im "Business"-Paket verfügbar.

Außerdem wird ein separater Vertrag zu DATEV Unternehmen online und DATEV Belege online vorausgesetzt.

Inhaltsverzeichnis

Ihre Vorteile

  • Übertragen Sie Ihre Belege schnell und sicher direkt aus CenterDevice (unserem IDW PS880 und C5-testiertes DMS) nach DATEV.
  • Während der Übertragung teilen Sie DATEV ebenfalls mit, um welchen Dokumententypen es sich handelt.
  • Sie richten einmalig die Regel zum Upload nach DATEV ein und anschließend werden Belege innerhalb des definierten Eingabeortes (Sammlung oder Ordner) automatisch übertragen.
  • Nach der Übertragung erhält das Dokument eine DATEV Upload ID, welche ebenfalls als Notiz in Ihrem DATEV Unternehmen online hinterlegt ist.

Verbindung zu DATEV Unternehmen online einrichten

1. Schritt:

Einstellungen (1) > DATEV-Verbindungen (2) > Namen für die Verbindung eingeben (3) > Verbindung erstellen (4)

2. Schritt:

Drücken Sie anschließend auf das Zahnrad-Symbol um die Verbindung zu konfigurieren.

3. Schritt:

Klicken Sie auf den orangen Button um sich mit DATEV zu verbinden.

4. Schritt:

Sollten Sie mehr als einen Klienten zur Auswahl haben, wählen Sie den gewünschten aus.

5. Schritt:

Mit Klick auf den orangenen Button autorisieren Sie die Verbindung zum DATEV-Klienten.

Die Konfiguration ist nun abgeschlossen. Sie sehen die eingerichtete DATEV-Verbindung in einer Übersicht.

Regel erstellen: Upload zum DATEV-Belegbilderservice 

Um den DATEV-Belegbilderservice aktiv nutzen zu können, muss CenterDevice wissen, wann es die Funktion einsetzen soll. Dazu bedienen wir uns einer bereits existierenden Funktion, die Regeln.

Über "Einstellungen" (1) > "Regeln" (2) können Sie eine Regel erstellen (s. Regeln). Wählen Sie als Aktion "Upload zum DATEV-Belegbilderservice" (3).

Wählen Sie außerdem die korrekte "DATEV-Verbindung " (4) und den entsprechenden "Dokumententypen" (5). Der Dokumententyp wird innerhalb DATEV Unternehmen online entsprechend vermerkt. 

Zum Erstellen der Regel klicken Sie auf den orangenen Button (6).

Tipp: Wir empfehlen die Sammlung bzw. den Ordner den Sie als Eingabeort definieren genauso zu benennen wie den Dokumententypen den Sie in der Regel-Konfiguration ausgewählt haben, denn unter dem gleichen Typen wird das Dokument auch in Ihrem DATEV Unternehmen online abgelegt.

Die neu erstellte Regel wird zusammen mit bereits existierenden Regeln in einer Liste dargestellt und kann von dort aus neu konfiguriert (Stift-Symbol), gesperrt ("Minus"-Symbol) oder gelöscht ("X"-Symbol) werden.

Den DATEV-Belegbilderservice praktisch anwenden

Hier wird es sehr einfach für Sie.

Sie legen ein Dokument in die Sammlung bzw. in den Ordner den Sie bei der Regelerstellung als Eingabeort definiert haben und der Rest läuft automatisch. Was passiert?

1. Schritt:

Das Dokument wird nach DATEV übertragen. Dies wird direkt am Dokument mit einer kleinen grauen Wolke gekennzeichnet. Ziehen Sie den Mauszeiger über die Wolke und Sie sehen einen Text: "Warte auf Upload zu DATEV".

Hinweis: Sollte aus irgendwelchen Gründen, der Upload verhindert werden, versucht CenterDevice den Upload erneut: einmal pro Stunde für sieben Tage in Folge.

2. Schritt:

Wenn die Übertragung erfolgreich beendet wurde, wird im Wolkensymbol ein nach oben gerichteten Pfeil dargestellt.

Hinweis: Um das Status-Symbol für "Upload zu DATEV erfolgreich" sehen zu können, müssen Sie Ihr Browserfenster einmal aktualisieren.

Außerdem wird Ihnen eine DATEV Upload ID mitgeteilt, welche als Notiz ebenfalls in Ihrem DATEV Unternehmen online hinterlegt wurde. Diese finden Sie in der Vorschauansicht (Linksklick auf das Dokument).

Hinweis: Wenn Sie direkt in DATEV Unternehmen  online nach dem entsprechenden Dokument suchen wollen, können Sie dies über die Notiz machen. Dabei müssen Sie die gesamte Notiz als Suchbegriff eintragen, nur die Upload ID reicht nicht aus. Die gesamte Notiz lautet (inkl. Punkt am Ende der Notiz):
Uploaded from CenterDevice: "Upload ID".