Der Barcode-Split: PDF-Dokumente trennen mit Hilfe von Barcode oder QR-Codes

Der Barcode-Split ermöglicht das automatische Trennen großer, mehrseitiger PDF-Dokumente mit Hilfe von Barcodes oder QR-Codes

Hinweis: Diese Funktion steht nur Benutzern des Business-Modells zur Verfügung.

Inhaltsverzeichnis

Sie sparen enorm viel Zeit (insbesondere wenn Sie viele Dokumente scannen).

Barcode-Split einrichten

  1. Bestimmen Sie eine Sammlung in der "große" PDF-Dokumente mit Hilfe des Barcode-Splits getrennt werden sollen. Sie können eine vorhandene Sammlung wählen oder eine neue erstellen.
  2. Erstellen einer "Aufteilen nach Barcode"-Regel (Einstellungen -> Regeln).
  3. PDF Dokumente mit Barcodes oder QR-Codes versehen und gebündelt, in einer "großen" PDF, in die Sammlung – siehe Schritt 1 – hineinlegen.

CenterDevice trennt die "große PDF-Datei" automatisch.

Exkurs: Was ist eine Regel

Regeln sind automatisch durchgeführte Aktionen, die auf alle Dokumente einer Sammlung ausgeführt werden. Zum Thema Regeln gibt es auch einen separaten Beitrag.

Die Barcode-Split Funktion ist eine mögliche Aktion, die bei der Regelerstellung ausgewählt werden kann.

Auswählen der Barcode-Split Aktion

Einstellungen (1) -> Regeln (2) -> Sammlung wählen (3) -> Namen für die Regel vergeben (4) -> Aktion wählen (5)

Der_Barcode-Split___PDF-Dokumente_Trennen_mit_Hilfe_von_Bar-_bzw._QR-Codes___Aktion_Auswahl.png

Auswählen des Barcode-Typs

Zur Verfügung stehen folgende Barcode Typen:

  • Code 39
  • Code 128
  • QR-Code

Wählen Sie einen Typ aus.

Der_Barcode-Split___PDF-Dokumente_Trennen_mit_Hilfe_von_Bar-_bzw._QR-Codes___Typ_Auswahl.png

Hinweis: Sie können auch mehrere Barcode-Typen auswählen. Klicken Sie dafür auf den orangenen "+" Button und wählen Sie einen weiteren Typ.

Der_Barcode-Split___PDF-Dokumente_Trennen_mit_Hilfe_von_Bar-_bzw._QR-Codes___Typ_Auswahl2.png

Trennung einer PDF nur bei bestimmten Mustern

Sie können in CenterDevice Muster konfigurieren, die der Barcode oder QR-Code als Wert enthalten muss, damit die Trennung vollzogen wird. So verhindern Sie, dass bereits bestehende Barcodes auf den Dokumenten unbeabsichtigt eine Trennung auslösen.

Sie können ein festes Muster vergeben oder eine beliebige Konfiguration bestimmter Buchstaben-, Zahlen- und Zeichenkombinationen auswählen. 

Es gibt eine bestimmte Syntax, mit Hilfe derer Sie Muster konfigurieren können. Mit einem Klick auf das Fragezeichen, erhalten Sie eine detaillierte Beschreibung wie Sie bestimmte Parameter anwenden.

In dieser Kurzanleitung gehe ich nicht speziell auf die Syntax ein, sondern gebe Ihnen im letzten Abschnitt dieser Anleitung konkrete Muster-Beispiele.

Der_Barcode-Split___PDF-Dokumente_Trennen_mit_Hilfe_von_Bar-_bzw._QR-Codes___Typ_Muster.png

Weitere Optionen

Sie haben folgende weitere Optionen:

  • Die Barcode-/QR-Codewerte in den Dateinamen der getrennten einzelnen Dateien zu übernehmen. Dies ist sehr nützlich wenn Sie Ihre Dokumente mit Hilfe des Barcode-/QR-Codewertes in CenterDevice wiederfinden möchten.
  • Seiten entfernen, an denen das Dokument aufgeteilt wurde. Dies ist zu empfehlen, wenn Sie eine ganze Trennseite verwenden, die einen Barcode- oder QR-Code enthält. Dadurch wird diese Seite nicht in den getrennten Dateien angezeigt.

Der_Barcode-Split___PDF-Dokumente_Trennen_mit_Hilfe_von_Bar-_bzw._QR-Codes___Dateinamen_u._Anzeige_Seite.png

Regel erstellen

Wenn Sie alle notwendigen Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf "Regel erstellen", um den Vorgang abzuschließen.

Der_Barcode-Split___PDF-Dokumente_Trennen_mit_Hilfe_von_Bar-_bzw._QR-Codes___Regel_erstellen.png

Beispiele für Muster

Syntax Muster Bedeutung
CD-20210531 Der Barcodewert muss die Kombination "CD-20210531" enthalten
^CD-20210531 Der Barcodewert muss mit "CD-20210531" beginnen
CD-20210531$ Der Barcodewert muss mit "CD-20210531" enden
^CD-20210531$ Der Barcodewert muss exakt "CD-20210531" lauten
^CD-[0-9]{8}$ Der Barcodewert muss mit "CD-" beginnen und mit 8 Zahlen enden
^[A-Z]{2}  Der Barcodewert muss mit zwei Buchstaben beginnen
[0-9]{8,}$ Der Barcodewert muss mit mindestens acht Zahlen enden
^[A-Z]{2}-[0-9]{7,8}$ Der Barcodewert muss mit zwei Buchstaben beginnen, gefolgt von einem Bindestrich und danach mit sieben oder acht Zahlen enden 
rechnung.+[0-9]{6} Der Barcodewert muss den Text "rechnung" enthalten, gefolgt von mindestens einem beliebigen Zeichen, gefolgt von sechs Ziffern