Archivierung

Sie möchten Ihre Dokument GoBD-konform archivieren? Mit dieser Funktion kein Problem.

Hinweis: Diese Funktion steht nur Benutzern des Business-Modells zur Verfügung.

Inhaltsverzeichnis

Was ist die Archivierung?

Welche Auswirkungen hat die Archivierung?

Wer kann archivieren?

Wie kann ich archivieren? Sammlung archivieren

Dokumente archivieren

Was sind Ablaufregeln?

Was ist die Archivierung?

Die Archivierung ist eine Funktion in CenterDevice, die in Verbindung mit einer  Verfahrensdokumentation eine GoBD konforme und revisionssichere Speicherung von Dokumenten ermöglicht.

Auch wenn Ihre Dokumente bei CenterDevice immer sicher aufgehoben sind, könnten sie durch Benutzer verändert bzw. gelöscht werden. Genau dies wird durch die Archivierung verhindert.

Welche Auswirkungen hat die Archivierung?

Für Sammlungen

  • Die Sammlung selbst kann nicht gelöscht werden.
  • Die Sammlung selbst kann nicht entarchiviert werden.

Für Dokumente

  • Ein Dokument in einer archivierten Sammlung kann nicht gelöscht werden.
  • Ein Dokument in einer archivierten Sammlung kann nicht mit neuen Versionen versehen werden.
  • Ein Dokument in einer archivierten Sammlung kann aus dieser Sammlung nicht entfernt werden.

Für Ordner (innerhalb einer archivierten Sammlung):

  • Ein Ordner in einer archivierten Sammlung kann nicht in eine andere Sammlung verschoben werden.
  • Ein Ordner in einer archivierten Sammlung kann nur gelöscht werden, wenn er leer ist.

Für die Benutzerverwaltung:

  • Besitzt ein Benutzer eine archivierte Sammlung, kann er nur dann aus dem Mandanten entfernt werden, wenn seine Daten und Sammlungen an einen anderen Benutzer übertragen werden.

Finden von Dokumenten:

  • Archivierte Dokumente werden bei freien Suchen (Suche ohne Voreinstellungen) standardmäßig nicht als Ergebnisse mit angezeigt. Dies kann in den "Einstellungen" unter "Persönlichen Einstellungen" geändert werden.

Hinweis: Administratoren des Mandanten haben erweiterte Einstellungsmöglichkeiten.

Wer kann archivieren?

Administratoren können in den Kontoeinstellungen ("Einstellungen" > "Kontoeinstellungen") die Funktion "Archivierung" für den gesamten Mandanten aktivieren.

Anschließend kann die Archivierung konfiguriert werden. Hierbei wird festgelegt, welche Benutzer oder Benutzerrollen, Sammlungen archivieren und Ablaufregeln für das Archiv einstellen dürfen.

Bitte beachten Sie, nur Benutzer der Rolle "Administrator" oder "Intern" können für die Archivierung aktiviert werden. 

Wie kann ich archivieren? Sammlung archivieren

Sobald die Archivierung von einem Administrator aktiviert wurde, erscheint das Archiv-Icon im Sammlungsmenü (unter dem Button "Import").
Markieren Sie eine Sammlung, sodass diese blau hinterlegt ist und wählen Sie im Sammlungsmenü das Archiv-Icon.

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Es erscheint ein Hinweistext. Mit Aktivierung des Kästchens "Diese Sammlung archivieren" ... 

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... erscheint im Fenster die Aufforderung, eine Ablaufregel für die Dokumente in diesem Archiv auszuwählen. (Mehr zum Thema Ablaufregeln lesen Sie bitte im nächsten Abschnitt.)

Sobald die gewünschte Ablaufregel eingestellt wurde, wird mit "SPEICHERN" die Sammlung in eine archivierte Sammlung umgewandelt.

Neben einer Ablaufregel können Sie zusätzlich folgende Optionen aktivieren:

  • Konfiguration unveränderbar machen
    Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie die Einstellungen eines Archivs, z.B. die gewählte Ablaufregel, nach dem "Speichern" des Archivs nicht mehr ändern.
  • Archivierungsdatum aus Metadatenfeld verwenden (falls vorhanden)
    Mit der Aktivierung dieser Option können Sie das Standardverhalten für den Wert "Archiviert seit" ändern und einen Tag wählen, der als Metadatum am Dokument hinterlegt ist (standardmäßig wird der Tag gewählt an dem das Dokument in das Archiv gelegt wird). 

Bitte beachten Sie: Diese Option ist nur für das Metadatum gültig, welches zum Zeitpunkt der Archivierung hinterlegt ist. Nachträgliche Änderungen an dem Metadatum haben keinen Einfluss mehr auf den "Archiviert seit"-Wert.

Dokumente archivieren

Sobald Sie ein Dokument einer archivierten Sammlung hinzufügen (z.B. durch Drag & Drop) wird es zu einem archivierten Dokument und durch das Archiv-Icon  cd_archiv_icon.png  kenntlich gemacht.

Was sind Ablaufregeln?

Viele Dokumente unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (nach HGB und AO).

Daher bietet CenterDevice für archivierte Sammlungen die Möglichkeit, ein Datum oder einen Zeitraum zu definieren, nach dem eine der folgenden Aktionen automatisch durchgeführt werden können:

  • Keine
  • Entferne abgelaufene Dokumente aus der Sammlung
  • Verschiebe abgelaufene Dokumente in den Papierkorb
  • Lösche abgelaufene Dokumente endgültig

Es gibt folgende Ablaufregeln

Keine

Die archivierten Dokumente bleiben unbegrenzt im Status archiviert.

Ablaufdatum

Alle Dokumente in diesem Archiv laufen nach einem bestimmten Datum ab. 
Sobald das Datum erreicht wurde, können folgende Aktionen ausgeführt werden:

  • Keine
  • Entferne abgelaufene Dokumente aus der Sammlung
  • Verschiebe abgelaufene Dokumente in den Papierkorb
  • Lösche abgelaufene Dokumente endgültig

Ablaufzeitraum

Alle Dokumente in diesem Archiv laufen ab, wenn sie für einen bestimmten Zeitraum archiviert wurden (X - Tage/- Wochen/- Monate/- Jahre). Die Dauer der Archivierung endet taggenau nach dem X-ten Tag, der X-ten Woche, dem X-ten Monat oder dem X-ten Jahr.

Sie können auch die Option wählen: Archivierungszeitraum zum Kalenderjahr starten

(Äquivalent gibt es diese Option auch für Kalendermonat, -woche und -tag.)

Sie bewirkt, dass sich die Archivierungsdauer des Dokuments verlängert. Die gewünschte Laufzeit X startet erst mit dem Beginn des nächsten Zeitraumintervalls. Die folgenden Beispiele werden dies näher verdeutlichen. 

Beispiele mit "Archivierungszeitraum zum Kalenderjahr (-monat, -woche, -tag) starten"

  1. Ein Dokument wird am 20.09.2022 archiviert und der Ablaufzeitraum beträgt 10 Jahre
    Die Laufzeit X startet mit dem Beginn des nächsten Jahres zum 01.01.2023. 
    Daher endet die Archivierung am 01.01.2033.
  2. Ein Dokument wird am 20.09.2022 archiviert und der Ablaufzeitraum beträgt 6 Monate.
    Die Laufzeit X startet mit dem Beginn des nächsten Monats zum 01.10.2022. 
    Daher endet die Archivierung am 01.04.2023.
  3. Ein Dokument wird am 20.09.2022 archiviert und der Ablaufzeitraum beträgt 3 Wochen.
    Die Laufzeit X startet mit dem Beginn der nächsten Woche zum 26.09.2022 (Montag).
    Daher endet die Archivierung am 17.10.2022 (Montag).
  4. Ein Dokument wird am 20.09.2022 archiviert und der Ablaufzeitraum beträgt 7 Tage.
    Die Laufzeit X startet mit dem Beginn des nächsten Tages zum 21.09.2022. 
    Daher endet die Archivierung am 28.09.2022.